Voordelen van elektronisch documentenbeheer

Door uw documenten virtueel op te slaan, wint de professionele routine aan wendbaarheid en wordt zij veel eenvoudiger. De voordelen zijn talrijk, maar het is niet voldoende om uw bestanden in de cloud op te slaan. U moet ze omzetten in bestanden van verschillende formaten zoals pdf, jpg, xls, doc en ze verstandig beheren voor een beter gebruik van de virtuele ruimte.

Het lijkt misschien een beetje ingewikkeld, maar dit proces zal de moeite waard zijn, want de voordelen zijn talrijk! Controleer enkele en zet in op elektronisch beheer van uw documenten:

Kostenverlaging

Kostenvermindering is het doel van elke onderneming. Door te investeren in elektronisch documentbeheer is het mogelijk de kosten te drukken, aangezien de opslag en grote bestanden versturen in de cloud tegen nulkosten gebeuren en alleen op verzoek en in beperkte hoeveelheid worden afgedrukt. De vervanging van gedrukte door digitale documenten levert ook aanzienlijke milieuwinst op.

Verhoogde productiviteit

Ook de productiviteit neemt toe, omdat het niet langer nodig is bestanden handmatig te verzenden of naar een belangrijk bestand te zoeken. Bedenk dat wanneer u grote bestanden versturen, deze geordend en binnen handbereik zullen zijn met een klik. Het is ook mogelijk om afbeeldingen om te zetten in tekst, waardoor het gemakkelijker wordt om de inhoud van het document te doorzoeken met behulp van zelfs sleutelwoorden.

Ruimtebesparend

Met elektronisch beheer hoeft u geen fysieke bestanden te bewaren, waardoor er ruimte vrijkomt die voor andere doeleinden kan worden gebruikt. Het organiseren van uw documenten in de virtuele omgeving is veel eenvoudiger en u kunt gebruik maken van een systeem van mappen en sub bestanden. Het elektronisch grote bestanden versturen wordt zeer gemakkelijk.

Toegankelijkheid

Elektronisch beheer vergemakkelijkt het grote bestanden versturen en zorgt ervoor dat uw bestanden via internet toegankelijk zijn, waar ter wereld u zich ook bevindt. Nooit meer het ongemak dat u een belangrijk dossier nodig hebt en u zich herinnert dat u het papier op kantoor hebt laten liggen. Het elektronisch beheren en delen van documenten maakt alles eenvoudiger.

Informatiebeveiliging

Papieren documenten kunnen risico’s inhouden als de verkeerde persoon er toegang toe heeft. Door te kiezen voor elektronisch beheer behoudt u de veiligheid van de informatie, aangezien alleen bevoegde personen toegang hebben tot de dossiers. Bovendien is het mogelijk back-ups te maken om veiligheidskopieën te bewaren, zodat u nooit een document verliest.

Gefaciliteerd delen

Een ander groot voordeel van elektronisch documentenbeheer is de mogelijkheid van onbeperkte gebruikerstoegang tot de items. Zo is het mogelijk om heel gemakkelijk bestanden te delen met het team, met klanten en met elke andere geïnteresseerde partij. Dit is ook een uitstekende manier om het team in staat te stellen alle fasen van een proces op een eenvoudige manier te volgen, zelfs als ze zich niet in dezelfde fysieke omgeving bevinden.